Pilot albo przewodnik wyjeżdża w trasę i przez kilka dni jest sam na sam z grupą. To karta pilota decyduje, czy ma pod ręką wszystko, czego potrzebuje — czy będzie dzwonić do biura po każdy numer telefonu i adres hotelu.
Czym jest karta pilota
To jeden dokument (najlepiej PDF), który zbiera w całość wszystkie kluczowe informacje o wyjeździe. Prowadzący dostaje go przed wyjazdem i ma w nim komplet danych potrzebnych w terenie — od kontaktów po rozliczenia.
Co powinna zawierać dobra karta pilota
- Trasę i daty oraz plan dzień po dniu.
- Kontakty: do grup, opiekunów i do biura.
- Transport: firma, kierowca z telefonem, miejsce zbiórki, dane lotu.
- Noclegi: hotel, adres, daty i status rezerwacji.
- Listę uczestników wraz z opiekunami.
- Informacje rozliczeniowe: budżet, karta pilota i kwota niedopłaty do pobrania od grupy.
Pilot z kompletną kartą nie blokuje biura telefonami w trasie i nie improwizuje przy pobieraniu dopłat. Mniej stresu po obu stronach.
Jak zrobić ją w 5 minut
Sekret jest prosty: karta pilota nie powinna powstawać od zera. Jeśli dane wycieczki — uczestnicy, transport, noclegi, finanse — są już w jednym systemie, kartę składasz jednym kliknięciem do PDF, bez przepisywania.
Najlepsza karta pilota to taka, której nikt nie składa ręcznie — generuje się z danych, które i tak masz.
W TourFlow karta pilota i pełna karta wycieczki (z finansami dla biura) powstają z tej samej wycieczki. Aktualizujesz dane raz, a dokument zawsze jest spójny z resztą.